Online Privacyverklaring in zaken registraire persoonsgegevens, ingangsdatum 1 april 2026

 

Bij de Scott Haldane Foundation (SHF) zetten wij ons in voor de bescherming van uw privacy. Wij willen dat u op de hoogte bent van hoe wij gegevens over u kunnen verzamelen, gebruiken, delen en bewaren, en de keuzes die hierin tot uw beschikking staan.

1. Wie wij zijn

De Scott Haldane Foundation (hierna: SHF) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contact:
E-mail: info@scotthaldane.nl
Website: www.scotthaldane.nl

2. Wanneer is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door SHF in het kader van:

  • deelname aan cursussen en activiteiten;
  • examens en herexamens;
  • bezwaar- en beroepsprocedures;
  • klachten en meldingen van ongewenste omgangsvormen;
  • gebruik van de website en online formulieren.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij:

  • Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, en indien van toepassing, geboortedatum;
  • Administratieve gegevens: inschrijving, betaling, deelname;
  • Cursus- en examengegevens: aanwezigheid, resultaten, beoordelingen;
  • Correspondentie: e-mails, formulieren, communicatie;
  • Klacht- en meldingsgegevens: inhoud van klachten of meldingen;
  • Bijzondere persoonsgegevens (indien noodzakelijk): bijvoorbeeld gegevens over gezondheid of ongewenste omgangsvormen.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

  • het uitvoeren van overeenkomsten ( zoals bij cursussen, webinars, congressen en examens);
  • het organiseren en verbeteren van onderwijsactiviteiten en dienstverlening;
  • het behandelen van klachten, bezwaren en beroep;
  • het waarborgen van een veilige leeromgeving;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • communicatie met deelnemers.
  • het verzenden van nieuwsbrieven (op basis van toestemming of, indien van toepassing, een bestaande klantrelatie, met een duidelijke mogelijkheid tot afmelding)

5. Op basis van welke grondslagen?

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van:

  • uitvoering van de overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang (kwaliteit, veiligheid, integriteit);
  • toestemming, voor zover vereist (met name bij gevoelige meldingen).

6. Wie hebben toegang tot uw gegevens?

Alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens, zoals:

  • cursusleiders, betrokken medewerkers en docenten;
  • examencommissie;
  • interne klachtencommissie;
  • vertrouwenspersoon;
  • bestuur, indien noodzakelijk.

Deze personen zijn gehouden aan strikte geheimhouding.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners, zoals IT- en hostingpartijen, reisbureaus, duikcentra, vliegtuigmaatschappijen of betalingsverwerkers, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van SHF en conform de toepasselijke privacywetgeving.

Wij delen gegevens alleen met derden indien:

  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten;
  • dit wettelijk verplicht is;
  • u hiervoor toestemming heeft gegeven.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • cursus- en examengegevens: maximaal 5 jaar;
  • klachten en bezwaar-/beroepsdossiers: maximaal 5 jaar;
  • meldingen bij de vertrouwenspersoon: maximaal 5 jaar, tenzij eerder verwijdering mogelijk is;
  • financiële administratie: conform wettelijke bewaartermijnen.

Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

8. Vertrouwelijkheid en gevoelige gegevens

Bij klachten en meldingen, in het bijzonder bij ongewenste omgangsvormen (zoals seksuele intimidatie), wordt extra zorgvuldigheid betracht.

  • verwerking gebeurt vertrouwelijk;
  • gegevens worden alleen gedeeld indien noodzakelijk;
  • de vertrouwenspersoon handelt in beginsel alleen met toestemming van de melder.

9. Beveiliging

SHF treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

10. Uw rechten

U heeft:

  • recht op inzage;
  • recht op rectificatie;
  • recht op verwijdering;
  • recht op beperking van verwerking;
  • recht van bezwaar;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  • recht om toestemming in te trekken; recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt hiervoor contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

11. Cookies en websitegebruik

SHF gebruikt functionele en, indien van toepassing, analytische cookies.
Voor zover analytische cookies worden gebruikt, worden deze privacyvriendelijk ingesteld.

Indien wettelijk vereist, wordt vooraf toestemming gevraagd voor het plaatsen van cookies.

 

12. Wijzigingen

SHF kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.

13. Contact en vragen

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@scotthaldane.nl.